Maak per magazijnlocatie één stellingdossier met vaste mappen: locatie en overzicht, stellinggegevens, keuringen, schade, herstel en wijzigingen. Gebruik in het dossier dezelfde hal-, gang- en stellingcodes als op de vloer, geef elk document een vaste naam met datum en locatiecode, en wijs per locatie een beheerder aan. Zo zijn de bewijsstukken van keuringen op de arbeidsplaats aanwezig, zoals artikel 7.4a van het Arbobesluit vraagt, en vindt u herstel en meldingen snel terug.
Wat is een stellingdossier?
Een stellingdossier is een praktijkterm voor de verzameling documenten over de magazijnstellingen op één locatie: van leveranciersgegevens en belastinginformatie tot keuringsrapporten, schademeldingen en herstel. Het is geen wettelijk voorgeschreven formulier. Het doel is eenvoudig: wie een vraag heeft over een stelling, vindt het antwoord op één plek.
Welke documenten een verzekeraar na schade doorgaans wil zien, staat in stellingkeuring en verzekering: welke documenten. Deze pagina gaat over de stap daarvoor: hoe u die stukken zo ordent dat ze er zijn op het moment dat u ze nodig heeft.
Wat zegt de wet over documenten bij de stelling?
Magazijnstellingen zijn arbeidsmiddelen. Voor de keuring daarvan geldt artikel 7.4a van het Arbobesluit. Voor de inrichting van uw dossier zijn drie onderdelen van dat artikel bruikbaar:
- Zesde lid: schriftelijke bewijsstukken van de uitgevoerde keuringen zijn op de arbeidsplaats aanwezig en worden desgevraagd getoond aan de toezichthouder. Dat is de belangrijkste reden om per locatie te ordenen en niet alleen centraal.
- Eerste en tweede lid: een arbeidsmiddel waarvan de veiligheid afhangt van de installatie wordt gekeurd na installatie en na elke montage op een nieuwe locatie of plek. Bewaar die keuring dus bij de opstelling waar ze over gaat. Zie ook stelling verplaatst: opnieuw laten keuren.
- Vierde lid: na uitzonderlijke gebeurtenissen, zoals ongevallen met of veranderingen aan het arbeidsmiddel, volgt opnieuw een keuring. Een dossier waarin schade en wijzigingen per stelling zijn vastgelegd, maakt zichtbaar wanneer dat aan de orde was.
Artikel 7.4a noemt geen bewaartermijn en schrijft niet voor hoe u de stukken ordent. De indeling hieronder is daarom praktijkadvies.
Een werkbare indeling: zes vaste mappen per locatie
Gebruik voor elke locatie dezelfde mappen, in dezelfde volgorde. Dan weet iedereen waar iets staat, ook op een vestiging die u zelden bezoekt.
| Map | Wat hoort erin |
|---|---|
| 1. Locatie en overzicht | Adres, plattegrond of stellingoverzicht met hal-, gang- en stellingcodes, contactpersoon ter plaatse en de aanwijzing van de verantwoordelijke voor de stellingen (PRSES) |
| 2. Stellinggegevens | Leveranciers- en fabrikantdocumentatie, configuratie- of montagetekeningen en de gegevens van de belastingborden |
| 3. Keuringen | De keuring na installatie of verplaatsing en de periodieke inspectierapporten, de nieuwste bovenaan |
| 4. Schade en meldingen | Een schaderegister en de losse schademeldingenmet foto's |
| 5. Herstel | Per bevinding of melding: wat is gedaan, door wie, wanneer, met foto of werkbon |
| 6. Wijzigingen | Aanpassingen aan de opstelling, zoals extra niveaus, verplaatste liggers of nieuwe secties, met de bijbehorende gegevens en keuring |
Houdt u voor de hele organisatie ook een risico-inventarisatie en -evaluatie bij (verplicht op grond van artikel 5 van de Arbeidsomstandighedenwet), verwijs dan vanuit map 1 naar het deel dat over de stellingen op deze locatie gaat. Zo blijft er één bron voor de RI&E en hoeft u niets dubbel bij te houden.
Zo zet u het stellingdossier op in zeven stappen
- Maak per magazijnlocatie één dossier aan, met de naam en het adres van de locatie bovenaan.
- Leg een overzicht vast van hallen, gangen en stellingen met dezelfde codes als op de vloer.
- Maak vaste mappen aan voor locatie, stellinggegevens, keuringen, schade, herstel en wijzigingen.
- Geef elk document een vaste bestandsnaam met datum, locatiecode en soort document.
- Koppel elk herstel aan de bevinding of melding waar het bij hoort.
- Wijs per locatie één beheerder aan die het dossier bijhoudt en nieuwe stukken toevoegt.
- Controleer het dossier vóór elke periodieke inspectie en na elke wijziging aan de stellingen.
Gebruik dezelfde codes als op de vloer
Het dossier werkt pas als een document zonder uitleg aan een stelling te koppelen is. Staat er op de stelling “2ZD”, gebruik dan in rapporten, meldingen en herstelbonnen ook “2ZD”, en niet “de stelling achter bij het laaddock”. Ontbreken er codes of borden, dan is dat een goed moment om ze eerst aan te brengen. Hoe u stellingen en velden telt en benoemt, leest u in stellingvelden tellen.
Een vaste bestandsnaam
Een eenvoudige volgorde van jaar, maand, locatie, plek en soort document maakt zoeken en sorteren makkelijk, bijvoorbeeld:
2026-10_hal2_inspectierapport2026-11_hal2_2ZD_herstel-staander
Dit is een voorbeeld, geen voorgeschreven formaat. Kies één vorm en houd die op alle locaties aan.
Koppel herstel aan de bevinding
Een rapport met bevindingen zonder zichtbare opvolging roept vragen op. Noteer bij elk herstel naar welke bevinding of melding het verwijst. Hoe bevindingen worden ingedeeld, staat bij schadeclassificatie groen, oranje en rood. De beoordeling van de ernst en van de juiste herstelmaatregel blijft bij de deskundige; het dossier legt alleen vast wat er is besloten en gedaan.
Digitaal of op papier?
Artikel 7.4a schrijft geen vorm voor. Het vraagt dat de bewijsstukken van keuringen op de arbeidsplaats aanwezig zijn en getoond kunnen worden. Of u dat met een map in de kantine of met een gedeelde digitale omgeving regelt, is aan u. Let bij een digitaal dossier op twee dingen:
- Iemand op de locatie zelf moet het dossier direct kunnen openen, ook als de centrale beheerder ziek of op vakantie is.
- Bewaar foto's en rapporten in het dossier zelf, niet alleen in een mail of chatbericht dat later verdwijnt of niet meer te vinden is.
Oude stukken: archiveren, niet weggooien
Komt er een nieuw inspectierapport binnen, verplaats het vorige dan naar een archiefmap binnen dezelfde locatie. Zo ziet u in één oogopslag wat het actuele rapport is, en blijft de historie van schade en herstel beschikbaar. De wet noemt in artikel 7.4a geen bewaartermijn; leg in uw eigen beleid vast hoelang u archiefstukken bewaart en stem dat zo nodig af met uw verzekeraar of adviseur. Hoe vaak een nieuwe keuring aan de orde is, leest u in hoe vaak moeten stellingen gekeurd worden.
Meerdere locaties: dezelfde opbouw overal
Heeft u meerdere magazijnen, gebruik dan op elke locatie dezelfde zes mappen en dezelfde bestandsnamen. Een centraal overzicht met per locatie de datum van het laatste rapport en het aantal openstaande herstelpunten helpt om te zien waar aandacht nodig is. Hoe u een inspectie voor meerdere vestigingen voorbereidt, leest u in stellinginspectie voor meerdere locaties.
Wat is wet, norm en praktijkadvies?
- Wet.Artikel 7.4a van het Arbeidsomstandighedenbesluit regelt de keuring van arbeidsmiddelen en bepaalt in het zesde lid dat schriftelijke bewijsstukken van keuringen op de arbeidsplaats aanwezig zijn en desgevraagd aan de toezichthouder worden getoond. Artikel 5 van de Arbeidsomstandighedenwet verplicht de werkgever om de risico's schriftelijk vast te leggen in een RI&E.
- Norm. NEN-EN 15635 gaat over het gebruik en onderhoud van stalen opslagsystemen en beschrijft onder meer de rol van de PRSES. De Nederlandse praktijkuitwerking staat in NPR 5055. Voor de exacte eisen aan registratie raadpleegt u de documenten zelf via NEN.
- Fabrikantinstructie. De documentatie van de leverancier of fabrikant, zoals belastinggegevens en montage-instructies, hoort in het dossier omdat die de basis vormt voor gebruik en beoordeling.
- Praktijkadvies. De zes mappen, de bestandsnamen en de stappen op deze pagina zijn praktische hulpmiddelen. Geen wet of norm schrijft deze indeling letterlijk voor.
Zo werkt het via VeiligeMagazijnen.nl
VeiligeMagazijnen.nl is een kennisplatform en voert zelf geen keuringen uit. Is uw laatste rapport niet meer te vinden, is de stellingopstelling gewijzigd of is de periodieke inspectie aan de beurt, dan gaat uw aanvraag naar onze erkende inspectiepartner, die de stellinginspectie conform NEN-EN 15635 uitvoert. Het inspectierapport dat u daarna ontvangt, is het eerste document voor map 3 van uw dossier. Welke gegevens handig zijn bij de aanvraag, leest u in een stellinginspectie aanvragen: welke gegevens verzamelt u vooraf.