Maak één overzicht met een vaste regel per locatie: adres, contactpersoon ter plaatse, stellingtypen, omvang bij benadering, datum van de vorige keuring en beschikbare documenten. Wijs één centrale coördinator aan voor de aanvraag en de planning. Met dat overzicht kan de inspectiepartner per locatie inschatten wat er nodig is en bekijken of locaties te combineren zijn.
Waarom een aanvraag voor meerdere locaties extra voorbereiding vraagt
Bij één magazijn weet de aanvrager meestal zelf wat er staat. Bij meerdere vestigingen ligt die kennis verspreid: de inkoper of facilitair manager doet de aanvraag, maar de magazijnbeheerder op elke locatie weet welke stellingen er staan, waar schade zit en waar de documenten liggen. Zonder vaste opzet krijgt de inspectiepartner per locatie andere informatie, en volgen er veel extra vragen. Een vast format voorkomt dat.
Welke gegevens u voor één locatie verzamelt, staat uitgebreid in een stellinginspectie aanvragen: welke gegevens verzamelt u vooraf. Deze pagina gaat over het organiseren daarvan over meerdere locaties heen.
Het locatieoverzicht: één regel per vestiging
Zet alle locaties in één tabel of spreadsheet, met voor elke locatie dezelfde kolommen. Dit is een praktisch voorbeeld van een indeling, geen voorgeschreven format:
| Kolom | Wat u invult | Wie het weet |
|---|---|---|
| Locatie | Naam of code, adres en plaats | Centrale coördinator |
| Contact ter plaatse | Naam en telefoonnummer van wie op de dag zelf aanwezig is | Vestigingsmanager |
| Stellingtypen | Bijvoorbeeld palletstelling, legbordstelling, draagarmstelling, bordes | Magazijnbeheerder |
| Omvang | Oppervlakte in m² en, als bekend, het aantal stellingvelden | Magazijnbeheerder |
| Vorige keuring | Datum en uitvoerende partij, of “onbekend” | Dossier van de locatie |
| Documenten | Vorig rapport, tekeningen, belastingborden aanwezig ja of nee | Dossier van de locatie |
| Bijzonderheden | Bekende schade, recente wijzigingen, toegang, drukke periodes | Magazijnbeheerder |
Weet u een gegeven niet, vul dan “onbekend” in in plaats van het vak leeg te laten. Dan is duidelijk dat er naar is gekeken. Voor de omvang helpt de methode in stellingvelden tellen; laat elke locatie op dezelfde manier tellen, zodat de cijfers vergelijkbaar zijn.
Zo pakt u het aan in zes stappen
- Wijs een centrale coördinator aan. Eén persoon verzamelt de gegevens, doet de aanvraag en is het aanspreekpunt voor de planning. Dat voorkomt dubbele of tegenstrijdige afspraken per vestiging.
- Maak een lijst van alle locaties met stellingen. Denk ook aan kleinere ruimtes, zoals een opslag bij een winkel, een werkplaats met een legbordstelling of een externe opslaglocatie die u huurt.
- Stuur iedere locatie hetzelfde format. Gebruik de kolommen hierboven en vraag om terugkoppeling voor een vaste datum.
- Controleer op volledigheid en gelijke telwijze. Kijk vooral of alle locaties de omvang op dezelfde manier hebben opgegeven, bijvoorbeeld allemaal in velden of allemaal in vierkante meters.
- Markeer locaties met voorrang. Een locatie met bekende schade, een verlopen keuring of recent verplaatste stellingen zet u bovenaan, met de reden erbij.
- Doe de aanvraag en voeg het overzicht samen. Vul in het aanvraagformulier de hoofdlocatie of regio in en zet in het vrije tekstveld dat het om meerdere vestigingen gaat, met per locatie plaats, stellingtype en omvang. Het volledige overzicht kunt u daarna met de inspectiepartner delen.
Combineren of per locatie plannen?
Of het handig is om locaties in één planning te combineren, hangt af van uw situatie. Een paar punten om vooraf over na te denken:
- Vervaldata. Lopen de vorige keuringen per locatie uiteen, dan kunt u de inspectiepartner vragen of het zinvol is om ze naar één vaste periode toe te werken. Laat een keuring daarvoor niet onnodig verlopen.
- Afstand en omvang. Locaties die dicht bij elkaar liggen, zijn vaak eenvoudiger achter elkaar in te plannen. Op de pagina over de kosten van een stellingkeuring leest u hoe het aantal vestigingen meeweegt in de prijs.
- Drukte per locatie. Een piekperiode op de ene vestiging hoeft niet samen te vallen met die op de andere. Geef per locatie aan welke periodes ongunstig zijn.
- Spoed gaat voor planning. Is er op één locatie ernstige schade, wacht dan niet op een gecombineerde ronde. Wat u in de tussentijd doet, leest u bij aanrijdschade aan een magazijnstelling.
Hoe vaak stellingen worden beoordeeld en wie dat bepaalt, leest u in hoe vaak moeten stellingen gekeurd worden. Op deze pagina noemen we bewust geen termijnen of doorlooptijden: die stemt u per locatie af met de inspectiepartner.
Na de inspectie: rapporten per locatie beschikbaar houden
Artikel 7.4a, zesde lid, van het Arbeidsomstandighedenbesluit bepaalt dat de schriftelijke bewijsstukken van keuringen op de arbeidsplaats aanwezig zijn. Arboportaal geeft aan dat dit zowel digitaal als geprint mag. Voor een organisatie met meerdere vestigingen betekent dat in de praktijk: een centraal archief is handig voor het overzicht, maar het rapport van een locatie moet ook op die locatie direct op te vragen zijn.
Een werkbare opzet is één map per locatie, met daarin steeds dezelfde indeling: het meest recente inspectierapport, de status van herstelpunten, tekeningen en eventuele berekeningen. Zo kan de coördinator alle locaties naast elkaar zien en weet de vestiging zelf waar alles staat. Welke documenten verzekeraars of auditors daarnaast kunnen vragen, leest u in stellingkeuring en verzekering: welke documenten.
Wat is wet, norm en praktijkadvies?
- Wet.Artikel 7.4a van het Arbeidsomstandighedenbesluit regelt dat arbeidsmiddelen waar nodig worden gekeurd door een deskundig persoon of instelling (vijfde lid) en dat de bewijsstukken op de arbeidsplaats aanwezig zijn (zesde lid). Daarnaast legt de werkgever op grond van artikel 5 van de Arbeidsomstandighedenwet de risico's van het werk schriftelijk vast in een risico-inventarisatie en -evaluatie. Meer achtergrond leest u in Arbobesluit artikel 7.4a.
- Norm. NEN-EN 15635 gaat over het gebruik en onderhoud van stalen opslagsystemen, waaronder inspectie. Hoe die norm in de Nederlandse praktijk wordt toegepast, staat in NPR 5055.
- Praktijkadvies. Het locatieoverzicht, de centrale coördinator en de stappen op deze pagina zijn praktische hulpmiddelen. Geen wet of norm schrijft voor hoe u een aanvraag voor meerdere locaties indeelt.
Zo werkt het via VeiligeMagazijnen.nl
VeiligeMagazijnen.nl is een kennisplatform en voert zelf geen keuringen uit. Uw aanvraag gaat naar onze erkende inspectiepartner, die de stellinginspectie conform NEN-EN 15635 uitvoert en met u afstemt welke locaties wanneer worden beoordeeld. Bekijk ook het overzicht van regio's waar inspecties worden ingepland. Twijfelt u welke term u in de aanvraag gebruikt, lees dan stellingkeuring of stellinginspectie.