Zet elke bevinding uit het inspectierapport één op één om in een actiepunt met vijf vaste gegevens: de exacte locatie, de bevinding met classificatie en termijn zoals in het rapport, een eigenaar, de actuele status en het bewijs van herstel. Neem urgentie en advies over uit het rapport in plaats van ze zelf in te schatten, en sluit een punt pas af als vastligt wat er is gedaan, door wie en wanneer. Zo houdt u overzicht en kunt u de opvolging later aantonen.
Waarom een rapport alleen niet genoeg is
Een inspectierapport beschrijft de staat van uw stellingen op het moment van de inspectie. Wat er in een inspectierapport van een stellingkeuring staat, leest u in dat artikel. Deze pagina gaat over de stap erna: het rapport zegt wat er moet gebeuren, maar niet wie het doet, wanneer het klaar is en hoe u dat terugvindt. In de praktijk blijven punten liggen omdat ze in een pdf staan die niemand meer opent, of omdat onduidelijk is wie ze moet oppakken.
Een actielijst maakt van elke bevinding een taak met een eigenaar. Daarmee ziet u in één oogopslag wat nog openstaat, en heeft u bij een volgende inspectie of een vraag van de toezichthouder direct het overzicht van wat er met de vorige bevindingen is gebeurd.
Wat zegt de wet over opvolging?
De wet schrijft geen actielijst voor, maar wel de plichten die u er in de praktijk mee invult:
- Onderhoud. Artikel 7.5, eerste lid, van het Arbeidsomstandighedenbesluit vraagt dat arbeidsmiddelen tijdens de hele gebruiksduur door toereikend onderhoud in een zodanige staat worden gehouden dat gevaar zoveel mogelijk is voorkomen. Magazijnstellingen zijn arbeidsmiddelen.
- Keuring na veranderingen. Artikel 7.4a, vierde lid, noemt onder meer veranderingen aan het arbeidsmiddel en ongevallen ermee als uitzonderlijke gebeurtenissen waarna opnieuw een keuring volgt. Meer daarover leest u bij Arbobesluit 7.4a.
- Bewijsstukken. Artikel 7.4a, zesde lid, bepaalt dat schriftelijke bewijsstukken van uitgevoerde keuringen op de arbeidsplaats aanwezig zijn en desgevraagd worden getoond aan de toezichthouder.
- Plan van aanpak.Artikel 5 van de Arbeidsomstandighedenwet verplicht de werkgever tot een schriftelijke risico-inventarisatie en -evaluatie met een plan van aanpak. Daarin staat ook binnen welke termijn de maatregelen worden genomen. Staan stellingrisico's in uw RI&E, dan kan de actielijst de uitwerking zijn van dat deel van het plan van aanpak.
De indeling en de kolommen hieronder zijn praktijkadvies. Geen wet of norm schrijft deze actielijst letterlijk voor.
De kolommen van een werkbare actielijst
Een spreadsheet volstaat. Gebruik voor elke inspectie en elke locatie dezelfde kolommen, zodat lijsten onderling vergelijkbaar blijven.
| Kolom | Wat u vastlegt |
|---|---|
| Verwijzing | Het nummer of de paginaverwijzing van de bevinding in het rapport |
| Locatie | Hal, gang, stelling en veld of niveau, met dezelfde codes als op de vloer |
| Bevinding | De omschrijving uit het rapport, niet in eigen woorden herschreven |
| Classificatie en termijn | Kleurcode, advies en termijn zoals de deskundige ze heeft vastgelegd |
| Directe maatregel | Bijvoorbeeld ontlast of afgezet, met datum en naam |
| Eigenaar | Eén persoon die verantwoordelijk is voor de opvolging van dit punt |
| Uitvoerder | Wie het herstel uitvoert: technische dienst, leverancier of monteur |
| Status | Bijvoorbeeld open, maatregel genomen, in herstel, gereed of afgesloten |
| Bewijs | Foto na herstel, werkbon of factuur, met datum |
| Terugkoppeling | Wie het resultaat heeft gecontroleerd en of een nieuwe beoordeling nodig is |
In zeven stappen van rapport naar actielijst
- Neem elke bevinding uit het inspectierapport één op één over als actiepunt, met het nummer of de verwijzing uit het rapport.
- Noteer per actiepunt de exacte locatie met dezelfde hal-, gang- en stellingcodes als op de vloer.
- Neem de classificatie, het advies en de termijn letterlijk over uit het rapport, zonder ze zelf aan te passen.
- Leg vast welke directe maatregel al is genomen, zoals ontlasten of afzetten, en door wie.
- Wijs per actiepunt één eigenaar aan die verantwoordelijk is voor de opvolging.
- Houd per actiepunt de status bij en voeg bij afronding een foto, werkbon of ander bewijs toe.
- Laat afgeronde punten controleren en bespreek met een deskundige of na het herstel een nieuwe beoordeling nodig is.
Urgentie komt uit het rapport, niet uit de actielijst
De verleiding is groot om punten zelf te herordenen: wat er ernstig uitziet naar boven, wat meevalt naar onderen. Doe dat niet op eigen inzicht. De classificatie en de termijn in het rapport zijn het resultaat van de beoordeling door de deskundige, die artikel 7.4a, vijfde lid, voor keuringen voorschrijft. Hoe de kleurcodes groen, oranje en rood in de praktijk worden gebruikt, staat bij schadeclassificatie groen, oranje en rood. Sorteer de actielijst gerust op classificatie en termijn, maar verander ze niet.
Eén eigenaar per actiepunt
“De technische dienst” is geen eigenaar; een naam wel. De eigenaar hoeft het herstel niet zelf uit te voeren, maar zorgt dat het gebeurt en dat de status klopt. Vaak is dat de persoon die verantwoordelijk is voor de stellingveiligheid, in NEN-EN 15635 de PRSES genoemd. Bij meerdere locaties werkt een eigenaar per locatie het best.
Gebruik statussen die iets zeggen
“In behandeling” zegt weinig. Een indeling die wel helpt:
- Open: nog niets gebeurd.
- Maatregel genomen: de directe maatregel uit het rapport is uitgevoerd, bijvoorbeeld ontlasten of afzetten, maar het herstel volgt nog.
- In herstel: onderdelen besteld of werk ingepland, met datum.
- Gereed: het herstel is uitgevoerd en het bewijs is toegevoegd.
- Afgesloten: het resultaat is gecontroleerd en de terugkoppeling is vastgelegd.
Herstel: volg rapport en fabrikant
Hoe een bevinding wordt hersteld, staat in het advies van het rapport. Gebruik voor vervangende onderdelen en montage de gegevens en aanwijzingen van de leverancier of fabrikant van uw stelling; artikel 7.5, vijfde lid, vraagt dat montage en demontage veilig plaatsvinden met inachtneming van de eventuele aanwijzingen van de fabrikant. Een staander rechtbuigen of een onderdeel van een ander merk inpassen, beslist u niet op eigen houtje. Twijfelt u over de juiste aanpak, vraag het dan na bij de deskundige of de leverancier en noteer het antwoord bij het actiepunt.
Verandert het herstel iets aan de opstelling, zoals een andere ligger, een extra niveau of een verplaatste sectie, leg dat dan ook vast bij de wijzigingen in uw stellingdossier. Zo is later terug te vinden waarom de opstelling afwijkt van de oorspronkelijke tekening.
Wanneer is een actiepunt echt afgesloten?
Een punt is pas afgesloten als drie dingen vastliggen: wat er is gedaan, wie het heeft gedaan en wanneer. Een foto van dezelfde plek als in het rapport, met de locatiecode zichtbaar, maakt het verschil tussen “volgens mij is dat gemaakt” en aantoonbaar herstel. Bewaar dat bewijs in het dossier van de locatie, bij het inspectierapport waar het bij hoort.
Of na het herstel een nieuwe beoordeling nodig is, hangt af van de bevinding en van wat er is veranderd. Bespreek dat met de deskundige. Bij de volgende periodieke inspectie hoort de actielijst van de vorige ronde in elk geval klaar te liggen, zodat de inspecteur kan zien welke punten zijn opgelost.
Nieuwe schade tussen twee inspecties
De actielijst is ook de plek voor schade die na de inspectie ontstaat. Komt er een melding binnen, voeg die dan toe als nieuw actiepunt met een eigen verwijzing, zodat u niet twee lijsten bijhoudt. Welke informatie een melding direct bruikbaar maakt, leest u in stellingschade melden. De beoordeling van nieuwe schade hoort net als bij de inspectie bij een deskundige.
Meerdere locaties: één overzicht
Werkt u met meerdere magazijnen, houd dan per locatie een eigen actielijst bij met dezelfde kolommen. Een centraal overzicht met per locatie het aantal open punten, de punten waarvan de termijn is verstreken en de datum van de laatste inspectie laat zien waar aandacht nodig is. Hoe u een inspectie voor meerdere vestigingen voorbereidt, leest u in stellinginspectie voor meerdere locaties.
Veelgemaakte fouten
- Bevindingen samenvatten in eigen woorden, waardoor de koppeling met het rapport verloren gaat.
- Locaties omschrijven als “achterin bij het dock” in plaats van met de vaste codes.
- Termijnen aanpassen omdat een punt “wel meevalt”.
- Een punt afsluiten zonder foto of werkbon.
- Een ontlaste of afgezette sectie weer in gebruik nemen voordat het herstel is afgerond.
Wat is wet, norm, fabrikantinstructie en praktijkadvies?
- Wet.Artikel 7.5 van het Arbeidsomstandighedenbesluit (onderhoud, montage met inachtneming van fabrikantaanwijzingen), artikel 7.4a (keuring door een deskundige, keuring na uitzonderlijke gebeurtenissen, bewijsstukken op de arbeidsplaats) en artikel 5 van de Arbeidsomstandighedenwet (RI&E met plan van aanpak en termijnen).
- Norm. NEN-EN 15635 gaat over het gebruik en onderhoud van stalen opslagsystemen, onder meer de rol van de PRSES en de beoordeling van schade. De Nederlandse praktijkuitwerking staat in NPR 5055. Raadpleeg voor de exacte eisen de documenten zelf via NEN.
- Fabrikantinstructie. Gegevens en aanwijzingen van de leverancier of fabrikant over onderdelen, montage en belasting.
- Praktijkadvies. De kolommen, statussen en stappen op deze pagina zijn praktische hulpmiddelen om de opvolging overzichtelijk en aantoonbaar te maken.
Zo werkt het via VeiligeMagazijnen.nl
VeiligeMagazijnen.nl is een kennisplatform en voert zelf geen inspecties of herstelwerk uit. Is uw laatste inspectie al een tijd geleden, of wilt u na een reeks herstelwerkzaamheden een actueel beeld van uw stellingen, dan gaat uw inspectieaanvraag naar onze erkende inspectiepartner, die de stellinginspectie conform NEN-EN 15635 uitvoert. Het rapport dat u daarna ontvangt, is het startpunt van een nieuwe actielijst. Heeft u eerst een vraag, neem dan contact op.